Los documentos entran sin que nadie teclee

El problema

Cada cliente manda su documentación como quiere: hojas de cálculo, texto plano, ficheros con su propia estructura. Más de veinte formatos distintos para lo que en el fondo es la misma información.

Alguien tiene que abrir cada correo, entender el documento, sacar los datos y meterlos en el software de gestión. Entre diez y sesenta documentos al día según la temporada.

Es trabajo que no aporta nada, cansa a quien lo hace y en el que un error de tecleo se paga caro más adelante.

Qué hace el sistema

• Escucha el buzón y detecta los documentos en cuanto llegan.
• Interpreta el contenido aunque cada cliente use su propio formato.
• Normaliza los datos a la estructura que necesita vuestro sistema.
• Los carga automáticamente en el software de gestión.
• Pide revisión humana solo en los casos que lo requieren.
• Deja trazabilidad de cada operación, para poder auditar qué pasó con cada documento.

Qué cambia en el día a día

Un trabajo que ocupaba a una persona buena parte de la jornada pasa a ocurrir solo, en segundo plano. Los picos de temporada dejan de ser un problema de capacidad.

Y se acaban los errores de tecleo, que en logística acaban en incidencias con el cliente final.

Cómo trabajamos

Primero un diagnóstico gratuito de 30 minutos: miramos cómo trabajáis hoy y te decimos qué se puede automatizar y qué no. Si no vemos valor real, te lo decimos y no hay presupuesto.

Si seguimos adelante, cerramos precio fijo y montamos el sistema sobre las herramientas que ya usáis. Sin migraciones, sin cambiar de programas y sin parar vuestra actividad. Formación del equipo y soporte posterior incluidos.

Trabajamos con n8n, modelos de IA e integración por API con vuestro software, entre otras herramientas.

¿Le encaja a tu empresa?

Te encaja si te reconoces en alguna de estas situaciones: la misma tarea se repite muchas veces al mes y siempre igual, hay peticiones que se quedan sin contestar cuando cerráis, alguien dedica horas a pasar información de un sitio a otro, o para crecer tendríais que contratar antes de que los números lo justifiquen.

Con que te suene una sola, merece la pena mirarlo. No hace falta que se cumplan todas.

No te encaja si la tarea ocurre cuatro veces al año y cada vez de forma distinta, si exige criterio propio en cada caso, o si el proceso está hoy tan desordenado que primero habría que ponerlo por escrito. Eso último lo detectamos en el diagnóstico y te lo decimos: automatizar un proceso desordenado solo produce desorden más rápido.

Qué necesitamos de ti

Menos de lo que la gente imagina. No hace falta que tengáis a nadie técnico en plantilla, ni una montaña de datos, ni cambiar de programas.

• Que nos expliquéis cómo se hace hoy, paso a paso. Esa parte es vuestra y no la puede aportar ningún proveedor.
• Acceso a las herramientas que ya usáis y sobre las que se va a montar el sistema.
• Una persona de contacto con capacidad de decidir sobre el proyecto.
• Un rato para revisar las primeras semanas: ahí es donde el sistema se afina y deja de fallar.

Preguntas frecuentes sobre automatizar documentos logísticos

¿Cuánto cuesta?

El rango habitual es de 3.500 – 4.000 €. Es un rango y no un precio fijo porque depende de cómo tengáis montados vuestros sistemas hoy. Tras el diagnóstico gratuito cerramos precio fijo, sin sobrecostes posteriores.

¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?

El plazo habitual es de 3 – 4 semanas desde la reunión de inicio. El plazo solo se alarga si estamos a la espera de accesos o información que tenga que facilitar vuestro equipo.

¿Hay que cambiar de programas?

No. Todo se monta sobre las herramientas que ya usáis. No hay migraciones, no cambiáis de software y vuestro equipo sigue trabajando con las mismas pantallas de siempre.

¿Y si no funciona?

Antes de empezar hacemos un diagnóstico sin coste. Si no vemos retorno claro para vuestro caso, os lo decimos y no hay presupuesto. No trabajamos con permanencia en ningún servicio.

Este sistema también se busca como procesar albaranes automáticamente, extraer datos de documentos IA, automatizar entrada de datos logística o lectura automática de documentos. Sea cual sea el nombre que uses, el problema que resuelve es el mismo y la forma de abordarlo también.