El despacho, al día solo

El problema

Un despacho recibe consultas por tres sitios a la vez: el formulario de la web, el correo y el WhatsApp. Y buena parte son las mismas preguntas de siempre.

Además hay una carga que no para de crecer: avisar a cada cliente de sus vencimientos, reunir la documentación de cada impuesto y estar al tanto de qué normativa nueva afecta a quién.

Todo eso lo acaba haciendo gente cualificada que debería estar asesorando, no persiguiendo papeles.

Qué hace el sistema

• Clasifica cada consulta entrante, venga por donde venga.
• Responde sola las que puede, con la información del despacho.
• Avisa a cada cliente de sus vencimientos y de lo que tiene que aportar.
• Prepara la documentación de impuestos y contabilidad.
• Revisa la normativa nueva y señala a qué clientes afecta.
• Deja preparado lo que necesita el criterio de un profesional.

Qué cambia en el día a día

El equipo deja de perseguir documentación y de contestar lo mismo veinte veces, y dedica el tiempo a asesorar, que es lo que el cliente paga.

Y ningún vencimiento se pasa por alto, que en un despacho es justo lo que no puede fallar.

Cómo trabajamos

Primero un diagnóstico gratuito de 30 minutos: miramos cómo trabajáis hoy y te decimos qué se puede automatizar y qué no. Si no vemos valor real, te lo decimos y no hay presupuesto.

Si seguimos adelante, cerramos precio fijo y montamos el sistema sobre las herramientas que ya usáis. Sin migraciones, sin cambiar de programas y sin parar vuestra actividad. Formación del equipo y soporte posterior incluidos.

Trabajamos con n8n, modelos de IA y conectores con vuestro software de gestión, entre otras herramientas.

¿Le encaja a tu empresa?

Te encaja si te reconoces en alguna de estas situaciones: la misma tarea se repite muchas veces al mes y siempre igual, hay peticiones que se quedan sin contestar cuando cerráis, alguien dedica horas a pasar información de un sitio a otro, o para crecer tendríais que contratar antes de que los números lo justifiquen.

Con que te suene una sola, merece la pena mirarlo. No hace falta que se cumplan todas.

No te encaja si la tarea ocurre cuatro veces al año y cada vez de forma distinta, si exige criterio propio en cada caso, o si el proceso está hoy tan desordenado que primero habría que ponerlo por escrito. Eso último lo detectamos en el diagnóstico y te lo decimos: automatizar un proceso desordenado solo produce desorden más rápido.

Qué necesitamos de ti

Menos de lo que la gente imagina. No hace falta que tengáis a nadie técnico en plantilla, ni una montaña de datos, ni cambiar de programas.

• Que nos expliquéis cómo se hace hoy, paso a paso. Esa parte es vuestra y no la puede aportar ningún proveedor.
• Acceso a las herramientas que ya usáis y sobre las que se va a montar el sistema.
• Una persona de contacto con capacidad de decidir sobre el proyecto.
• Un rato para revisar las primeras semanas: ahí es donde el sistema se afina y deja de fallar.

Preguntas frecuentes sobre automatizar gestoría

¿Cuánto cuesta?

El rango habitual es de 2.000 – 2.500 €. Es un rango y no un precio fijo porque depende de cómo tengáis montados vuestros sistemas hoy. Tras el diagnóstico gratuito cerramos precio fijo, sin sobrecostes posteriores.

¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?

El plazo habitual es de 2 – 3 semanas desde la reunión de inicio. El plazo solo se alarga si estamos a la espera de accesos o información que tenga que facilitar vuestro equipo.

¿Hay que cambiar de programas?

No. Todo se monta sobre las herramientas que ya usáis. No hay migraciones, no cambiáis de software y vuestro equipo sigue trabajando con las mismas pantallas de siempre.

¿Y si no funciona?

Antes de empezar hacemos un diagnóstico sin coste. Si no vemos retorno claro para vuestro caso, os lo decimos y no hay presupuesto. No trabajamos con permanencia en ningún servicio.

Este sistema también se busca como IA para asesorías fiscales, automatizar despacho contable, avisos de vencimientos automáticos o IA para gestorías y despachos. Sea cual sea el nombre que uses, el problema que resuelve es el mismo y la forma de abordarlo también.